Versión: 1.0, 21 de septiembre de 2026
Entrada en vigor: 21 de septiembre de 2026.
Operador: PRODUCTOPOLIS SAS, NIT 901715210-8 (en adelante, «Productopolis»).
Sitio web: https://medicalsoft.cloud/
Domicilio y dirección de notificaciones judiciales: Calle 71 Sur #35-340, Sabaneta, Antioquia, Colombia.
Correo electrónico y teléfono de atención y reclamaciones: administracion@medicalsoft.ai; +57 320 956 0321.
Correo para asuntos de protección de datos: administracion@medicalsoft.ai.
1. Objeto y ámbito
Estos términos regulan el acceso al sitio web de MedicalSoft+ y, junto con la propuesta comercial u orden de servicio aceptada, el uso de los módulos de software que Productopolis habilite a cada cliente. MedicalSoft+ es una herramienta tecnológica de apoyo a la gestión de servicios de salud; Productopolis no presta por medio de la plataforma servicios médicos, no sustituye al profesional tratante y no toma decisiones clínicas por el cliente.
El «Cliente» es la institución, profesional o empresa que contrata el servicio. El «Usuario autorizado» es la persona a quien el Cliente concede acceso. El «Paciente» es el titular de la información atendida por el Cliente; el uso del software por la institución no elimina ni reduce sus derechos.
La disponibilidad de historia clínica, agenda, facturación, laboratorio, comunicaciones, reportes u otras funciones depende del plan, país, habilitación técnica y condiciones particulares expresamente informadas. Una demostración o descripción general del sitio no activa por sí sola un módulo ni reemplaza la oferta aceptada.
2. Identificación, información previa y contratación
Antes de contratar, Productopolis pondrá a disposición del Cliente su identificación y canales de contacto, las características esenciales del servicio, precio total e impuestos aplicables, periodicidad de cobro, medios de pago, fecha o condiciones de inicio, duración, reglas de renovación y terminación, soporte y condiciones de disponibilidad que correspondan. Esos datos constarán en la oferta, orden o contrato aplicable y no se dejan implícitos por estos términos.
La solicitud de una demostración no obliga a comprar ni genera un cobro por sí misma. El contrato de pago se perfecciona mediante la aceptación verificable de una oferta u orden que identifique el servicio y su precio. Los acuerdos pueden celebrarse por medios electrónicos conforme a la ley colombiana; Productopolis conservará una constancia idónea de la versión aceptada y de la transacción cuando la ley lo exija.
Si existe contradicción, prevalecen, en lo específico, el contrato u orden aceptada, el acuerdo de tratamiento de datos, el acuerdo de nivel de servicio y estos términos, sin perjuicio de las normas imperativas ni de las condiciones de una oferta o publicidad legalmente vinculante. Ningún documento puede privar al Cliente o al Paciente de derechos irrenunciables.
3. Cuentas, acceso y seguridad
El Cliente designará administradores y definirá los permisos de sus Usuarios autorizados de acuerdo con sus funciones. Cada persona debe usar su propia cuenta, proteger sus credenciales, emplear los mecanismos de autenticación habilitados y avisar sin demora a Productopolis cuando sospeche acceso indebido. El Cliente revocará oportunamente el acceso de personal que deje de estar autorizado.
Productopolis administrará el acceso técnico y adoptará medidas de seguridad razonables y proporcionales a la naturaleza de la información y a los compromisos contractuales. Ninguna de las partes debe compartir contraseñas por correo, chat o solicitudes de soporte ordinarias. El acceso a datos clínicos se limitará a personas autorizadas y finalidades legítimas.
4. Uso permitido y responsabilidades clínicas
El Cliente utilizará MedicalSoft+ conforme a la ley aplicable, su contrato, los permisos de acceso y los derechos de los titulares de datos. No podrá intentar acceder a otros clientes o pacientes sin autorización, introducir código malicioso, alterar registros indebidamente, usar integraciones para mensajes no autorizados ni interferir con la seguridad o disponibilidad del servicio.
El Cliente y sus profesionales conservan la responsabilidad por la atención, diagnóstico, tratamiento, consentimiento informado, calidad y exactitud de los registros, habilitación de los servicios de salud y cumplimiento de los deberes de custodia de la historia clínica. Los cálculos, recordatorios, reportes y resultados automatizados requieren revisión humana cuando puedan afectar una decisión clínica, administrativa o económica. Productopolis responde por las obligaciones tecnológicas que asuma y por las que la ley le imponga; esta cláusula no traslada al Cliente responsabilidades propias de Productopolis.
5. Datos personales, historia clínica y confidencialidad
Los datos relativos a la salud son sensibles. Cada parte tratará la información únicamente con base jurídica suficiente, para finalidades informadas y bajo las medidas de confidencialidad y seguridad que exijan la ley y los acuerdos aplicables. La política de tratamiento de datos de Productopolis está disponible en https://medicalsoft.cloud/privacidad.html; estos términos no sustituyen esa política ni la autorización que corresponda obtener de los titulares.
Respecto de datos clínicos que el Cliente incorpora para atender a sus pacientes, las funciones de responsable y encargado del tratamiento se determinarán por los fines y medios reales de cada tratamiento y se desarrollarán en un acuerdo de tratamiento de datos. En términos generales, el prestador que genera la historia clínica conserva sus deberes legales de custodia, mientras Productopolis trata los datos por cuenta del Cliente en la medida en que presta la infraestructura contratada. Productopolis puede actuar como responsable respecto de datos que obtiene para gestionar su propia relación comercial, soporte o canales de comunicación, según su política de privacidad.
El Cliente no debe cargar datos clínicos en formularios de mercadeo ni publicarlos en comentarios de redes sociales. El uso de proveedores tecnológicos o subencargados con acceso a datos se documentará conforme a la ley y al acuerdo de tratamiento, sin presumir en este texto que una lista no verificada esté completa.
Las solicitudes de acceso, corrección, supresión o revocatoria se atenderán conforme a la calidad en que actúe cada parte, la ley y las obligaciones de conservación aplicables. La terminación del servicio no autoriza el borrado inmediato de historias clínicas que deban conservarse; las partes coordinarán su exportación, entrega, custodia o disposición final conforme al contrato y a la normativa sanitaria. Productopolis no utilizará datos de pacientes para fines publicitarios propios por el solo hecho de prestar el software.
6. Mensajería e integraciones de terceros
Algunos módulos pueden conectarse con WhatsApp, Facebook, Instagram, sistemas de facturación, laboratorios, pasarelas de pago u otros terceros. Su activación depende de la contratación, las autorizaciones de cada plataforma, la configuración técnica y los permisos del Cliente. El Cliente debe contar con bases legales para contactar a las personas y observar las reglas de cada canal; Productopolis debe cumplir las obligaciones que le correspondan por su propia integración.
Los costos, límites, ventanas de mensajería, aprobaciones de plantillas, disponibilidad y cambios de servicios de terceros se informarán en la oferta o documentación aplicable. Productopolis no garantiza que una plataforma externa entregue cada mensaje o mantenga indefinidamente una API; tampoco queda exonerada de fallas atribuibles a su propia implementación o de las obligaciones que haya asumido.
7. Propiedad intelectual y contenido
Productopolis y sus licenciantes conservan los derechos sobre MedicalSoft+, sus marcas, documentación y componentes de software. Durante la vigencia contractual concede al Cliente una licencia limitada, no exclusiva y no transferible para el uso contratado por sus Usuarios autorizados. La licencia no implica venta del software ni permiso para copiarlo, revenderlo o descompilarlo fuera de las excepciones legales.
El Cliente conserva los derechos que le correspondan sobre el contenido que incorpora y garantiza que puede usarlo en el servicio. Los pacientes conservan sus derechos sobre sus datos personales. Productopolis no adquiere propiedad sobre historias clínicas por alojarlas o procesarlas.
8. Precio, facturación y cambios comerciales
El precio, impuestos, forma y periodicidad de pago, funciones incluidas, límites de uso, cargos de terceros y condiciones de mora serán los indicados de manera clara antes de la aceptación en la oferta u orden correspondiente. No se presumirá una renovación automática, permanencia mínima, aumento de precio ni penalidad de terminación que no se hayan informado y aceptado válidamente.
Todo cambio comercial que afecte una contratación vigente se comunicará con antelación razonable y se aplicará solo conforme al contrato y la ley. Los derechos de garantía, retracto, reversión de pago, devolución o terminación que sean legalmente aplicables no se excluyen por estos términos. La procedencia concreta de cada derecho dependerá de la naturaleza de la operación y de la calidad de consumidor, cuando corresponda.
9. Disponibilidad, soporte e incidentes
Productopolis prestará el servicio, soporte y mantenimiento en las condiciones ofrecidas y contratadas. Las ventanas de mantenimiento, horarios de atención, tiempos de respuesta, niveles de disponibilidad y remedios por incumplimiento deben constar en la oferta o acuerdo de nivel de servicio; estos términos no fijan una cifra ni anulan una garantía específica publicada o aceptada que resulte vinculante.
Cada parte notificará sin demora injustificada los incidentes de seguridad que detecte y cooperará en su contención y en las comunicaciones legalmente exigidas, según sus responsabilidades. La continuidad clínica requiere procedimientos de contingencia del Cliente, mientras Productopolis debe cumplir las medidas de continuidad que haya comprometido.
10. Suspensión, duración y salida
La duración y causales de terminación constarán en el contrato u orden. Productopolis podrá suspender de forma proporcional el acceso ante una amenaza grave de seguridad, uso ilícito o incumplimiento material, con aviso y oportunidad de subsanar cuando sea posible. Una medida urgente no debe convertirse en retención arbitraria de información clínica ni impedir el ejercicio de derechos legales.
Antes o al terminar, Productopolis y el Cliente coordinarán el acceso y la entrega o exportación de la información en condiciones seguras y dentro de los plazos contractuales y legales. La conservación posterior, eliminación y devolución se regirán por la ley, el acuerdo de tratamiento y las obligaciones de historia clínica; no se promete una eliminación incompatible con deberes legales de custodia.
11. Responsabilidad y derechos irrenunciables
Cada parte responderá por sus incumplimientos y por los daños que le sean atribuibles conforme al contrato y la ley. Cualquier límite de responsabilidad que se pacte en un contrato particular deberá ser válido, claro y proporcional; no limitará obligaciones que por ley no puedan excluirse, ni supondrá renuncia a derechos del consumidor o de titulares de datos.
Ninguna cláusula de estos términos permite a Productopolis modificar unilateralmente lo esencial del contrato, decidir por sí sola si cumplió, apropiarse de datos clínicos, exonerarse de fallas propias o impedir al Cliente reclamar ante autoridades competentes.
12. Peticiones, reclamos y contacto
Las solicitudes comerciales, técnicas y reclamaciones se recibirán en administracion@medicalsoft.ai y +57 320 956 0321, así como en la dirección de notificaciones indicada al inicio. Las consultas, reclamos o solicitudes de eliminación de datos personales se dirigirán a administracion@medicalsoft.ai conforme al procedimiento descrito en https://medicalsoft.cloud/privacidad.html#eliminacion-de-datos. Productopolis informará los procedimientos y plazos legales aplicables. Los pacientes también pueden dirigirse al prestador de salud responsable de su historia clínica, sin perjuicio de sus derechos frente a Productopolis cuando esta trate sus datos.
13. Cambios de versión, ley aplicable y solución de controversias
Productopolis publicará la versión y fecha de entrada en vigor de estos términos. Los cambios materiales se comunicarán antes de aplicarse a contratos vigentes y requerirán aceptación cuando la ley o el contrato lo exijan. La simple publicación de una versión nueva no modifica retroactivamente una orden ya aceptada.
Estos términos se interpretan conforme a la ley colombiana para los servicios contratados en Colombia, sin perjuicio de normas imperativas aplicables a usuarios de otra jurisdicción. Las partes procurarán resolver sus diferencias por los canales de atención; conservan el derecho de acudir a la autoridad administrativa o judicial competente. No se impone arbitraje obligatorio ni renuncia a mecanismos legales de protección.